Что дает нам электронный документооборот?

Целевая группа - как ее определить?

Интернет и компьютер предлагают широкие возможности для изменения формы существующих бумажных документов на их цифровые эквиваленты, что упрощает их хранение, обработку или совместное использование. Что именно подразумевается под электронной документацией и как ею управлять на практике?

Что такое электронная документация?

Под электронным документом следует понимать документ в цифровой форме, как текстовый, графический или другой файл, который является результатом работы в данной компьютерной программе. Его можно сохранить и прочитать, просто используя соответствующее программное обеспечение. Чтобы электронный документ, также известный как цифровой или двоичный документ, был распознан как таковой, он должен обладать характеристиками традиционного документа, то есть подтверждать истинность произошедшего события.

Электронная документация содержит электронные документы, которые могут принимать различные формы. Они защищены законом и требуют надлежащего управления. Документация должна иметь определенную внутреннюю структуру и соответствовать определенным техническим требованиям.

Как управлять электронной документацией?

Управление электронной документацией возможно на базе системы ИКТ, которая позволяет выполнять различные действия, в том числе архивирование цифровых документов, документирование хода рассмотренных дел или создание электронных документов. Электронный документооборот может быть реализован на основе различных систем, и решение о выборе одной из них зависит от организации.

Каковы плюсы и минусы электронной документации?

Благодаря использованию электронного документооборота можно уменьшить количество бумажной документации, что благоприятно для защиты окружающей среды. Кроме того, нет необходимости поддерживать дорогие архивы с соответствующими температурными и влажностными условиями, которые не разрушили бы бумажные файлы. Электронная документация может храниться на физическом диске компьютера или все чаще на внешних или собственных серверах и защищена от несанкционированного доступа третьих лиц.

Это освобождает персонал, занимающийся документацией, и облегчает создание анализов и статистических данных. Дополнительным преимуществом системы электронного документооборота является улучшение переписки между различными юридическими лицами и органами одного и того же юридического лица с помощью электронных средств.

Следует ли его использовать чаще?

Постепенно в отдельных офисах в Польше вводятся в оборот электронные документы, а благодаря им также интегрированные системы электронного документооборота. Это шаг в правильном направлении, потому что бумажные папки можно преобразовать в электронные документы, которые не будут занимать физическое пространство в офисах. Более того, распространение такой системы обмена данными будет способствовать внешнему общению офиса с гражданами, другими учреждениями и министерствами. Это ускорит рассмотрение дел или упростит установление сроков. Поэтому необходимо внедрить систему управления электронной цифровой документацией в национальном масштабе.

Оптимизация работы клерка с помощью электронной документации

Должностное лицо, имеющее доступ к системе электронного документооборота, может быстро найти нужные файлы, рассмотреть дело заявителя, имея доступ к необходимой информации, и быстро проконсультироваться с другим сотрудником, из другого отдела или даже из другого офиса. Новый метод документирования хода и решения официальных вопросов в цифровой форме ускоряет работу чиновника. Такая система позволяет создавать отчеты на основе имеющихся данных, что улучшает процессы принятия решений и в то же время способствует постоянному контролю своевременности рассмотрения дел. Должностное лицо имеет под рукой все бланки заявлений, заявлений или бланков, которые используются в его работе, если в этом возникнет такая необходимость. Это экономит ваше драгоценное время и в то же время может повысить эффективность вашей работы.

Related Posts

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *